Qué preparar para formular un proyecto del SGR

Confirma la ruta antes de armar el expediente

Identifica la entidad que impulsará la iniciativa, la asignación que se pretende utilizar y su relación con el plan de desarrollo y el capítulo de inversiones con cargo al SGR. La Ley 2056 distingue formulación, viabilidad, priorización y aprobación; avanzar en una etapa no equivale a haber completado las siguientes. Ley 2056 de 2020, artículos 30 a 35.

La fuente, el sector y la fase del proyecto determinan qué requisitos revisar y ante quién se tramita. La primera tarea del equipo debe ser elaborar una lista aplicable al caso, con la versión y fecha de los requisitos consultados.

Reúne datos que describan la necesidad

Prepara información de la población objetivo, localización, servicio actual, déficit y causas del problema. Acompaña cada cifra con su origen y fecha. Si dos dependencias tienen datos diferentes, documenta la diferencia y acuerda cuál se utilizará antes de cargar información.

Ejemplo hipotético: para mejorar una sede educativa, el número de estudiantes, el estado del inmueble y las necesidades del servicio deben apoyar el tamaño de la intervención. Una lista de arreglos solicitados no define por sí sola la alternativa ni demuestra que todos los componentes sean necesarios.

Haz que los documentos describan el mismo proyecto

Cruza el documento técnico, planos, memorias, cantidades, presupuesto y cronograma. Comprueba que se refieran a la misma localización, capacidad, actividades y versión. Relaciona las cantidades con su soporte y registra los supuestos de precios, transporte y condiciones de ejecución.

Separa estudios existentes de estudios pendientes y verifica su utilidad para la fase. Un documento antiguo puede aportar antecedentes, pero su vigencia técnica debe revisarse antes de adoptarlo. Los profesionales responsables deben asumir los componentes de su especialidad.

Usa la MGA y verifica los soportes

La página oficial del SGR reúne herramientas de formulación, tutoriales, formatos y acceso a Proyectos Tipo. Estos recursos ayudan a organizar el trabajo, pero la información cargada debe corresponder a las condiciones del proyecto. SGR: formulación y presentación.

Antes de radicar, coteja cada documento con la lista de requisitos generales y sectoriales que corresponda. La revisión debe comprobar contenido y consistencia, además de la existencia del archivo. SGR: viabilidad y verificación de requisitos.

Resuelve quién operará y cómo se financiará

Para infraestructura de servicios públicos, documenta personal, insumos, energía, mantenimiento y reposiciones, junto con el responsable y la fuente prevista. Los artículos 28 y 29 de la Ley 2056 establecen reglas sobre destinación y sostenibilidad; la operación posterior requiere financiación conforme a esas reglas. Ley 2056 de 2020, artículos 28 y 29.

Evita dejar ese análisis como un compromiso genérico. Contrasta las necesidades con el prestador o entidad receptora y registra qué acuerdos deben formalizarse.

Lista de revisión previa a la presentación

Esta comprobación interna ayuda a ordenar el expediente; no reemplaza los requisitos específicos ni la evaluación de la instancia competente.

• La necesidad, objetivos y población están sustentados y coinciden en todos los documentos.
• La fuente prevista y la relación con la planeación territorial fueron revisadas.
• La fase declarada corresponde al desarrollo real de los estudios.
• Los diseños, cantidades, presupuesto y cronograma utilizan una versión común.
• Se identificaron condiciones prediales, permisos, riesgos y documentos pendientes.
• La operación tiene responsable, costos y fuentes por confirmar o acreditadas.
• Existe una matriz de observaciones con respuesta, soporte y responsable de cada ajuste.

Errores que retrasan la revisión

Copiar una MGA de otro proyecto puede introducir beneficiarios, productos o actividades que no corresponden. También generan inconsistencias las cotizaciones sin relación con las especificaciones y los cambios de diseño que no llegan al presupuesto.

Antes de entregar, realiza una revisión cruzada con personas distintas de quienes elaboraron cada componente. Registra las correcciones para mantener una única versión de presentación.